Na hora de calcular os benefícios a que os empregados fazem jus, o RH da empresa não pode errar. Isso porque o cálculo a mais culmina em um prejuízo para a empresa. O cálculo a menos, por sua vez, pode implicar em uma futura ação trabalhista e na incidência de multa e autuação pelo Ministério do Trabalho.

Por esses motivos, o gestor do RH tem que ficar atento à legislação trabalhista para fazer tudo certo e conforme a lei. Para que não restem dúvidas sobre o que a legislação determina sobre o vale-transporte, continue lendo nosso post!

Condições para fornecimento do vale-transporte

O vale-transporte deve ser concedido, antecipadamente, pelo empregador ao trabalhador. Não se trata, portanto, de uma reposição salarial, mas de uma antecipação para a cobertura de despesas com deslocamento entre casa, trabalho e casa, por meio de transporte coletivo público.

Nesse sentido, todo e qualquer empregado tem direito a receber este benefício, incluindo domésticos e temporários. Em contrapartida, o empregador, tanto pessoa física quanto pessoa jurídica, deve providenciar o fornecimento.

Assim, no ato de admissão, cabe ao empregador solicitar que o empregado informe seu endereço residencial e os meios de transporte de que fará uso para chegar ao trabalho.

Isso porque, de acordo com o entendimento do Tribunal Superior do Trabalho, a prova de que o empregado não faz jus ou que não se interessa em receber o vale-transporte é do empregador. Caso o empregado forneça informações falsas, ele pode ser dispensado por justa causa.

Assim, uma vez informado o trajeto a ser percorrido, bem como as conduções que fará uso, o empregador deve fornecer o número necessário de vales-transporte para a cobertura de todo o trajeto — o trabalhador não pode fornecer parcialmente. Assim, se o empregado precisa de 4 vales para ir ao trabalho e voltar para casa, o empregador deve fornecer esses 4 vales.

Desconto salarial

De acordo com a Lei nº 7.418/85, para o fornecimento do vale-transporte, o empregador está autorizado a descontar 6% do salário-base do empregado. Entende-se por salário-base o salário do empregado sem o acréscimo de nenhum benefício, adicional ou vantagem, como hora extra, adicional noturno, adicional de periculosidade e férias, por exemplo.

O necessário ao custeio do transporte que extrapolar o valor relativo a 6% do salário-base do empregado será custeado pelo empregador.

Por isso, o empregado deve fazer o cálculo para saber se é interessante financeiramente ou não receber o vale-transporte. Por exemplo, se ele recebe R$1.000,00 e suas passagens ficam em R$200,00, é vantajoso receber o vale-transporte, já que ele arcará com apenas R$60,00 e o empregador com R$140,00.

É importante acrescentar que o vale-transporte tem natureza indenizatória e não salarial, por isso ele não se incorpora à remuneração para nenhum efeito. O que também significa que ele não será considerado para o cálculo de contribuição previdenciária, de FGTS, de férias e de 13º salário.

Dispensa do fornecimento de vale-transporte

Como dito anteriormente, o vale-transporte tem por objetivo o custeio da locomoção casa, trabalho e casa. Dito isso, podemos facilmente concluir que ele não será concedido em período de férias, licenças ou em dias de repouso.

De igual forma, caso o empregado falte ao trabalho, ainda que por motivo justificado, o empregador pode requerer a devolução dos vales referentes a esses dias. Pode optar, também, em deixar como um crédito para o mês seguinte ou debitar o valor referente do futuro salário.

Além disso, o empregado não terá direito ao vale-transporte se o empregador fornecer a condução para o trabalho e de volta para casa. No entanto, se essa condução não percorrer todo o trajeto do empregado, ele fará jus aos vales referentes ao trajeto não percorrido.

Se o empregado se recusar a receber o vale-transporte, talvez porque não seja financeiramente interessante, ou se não houver a necessidade, por não fazer uso de transporte coletivo, por exemplo, o empregador também estará dispensado de fornecê-lo.

Troca por vale combustível

A troca do vale-transporte pelo vale combustível é possível, desde que haja acordo entre o funcionário e o empregador para que ela ocorra. Nesse caso, o empregado deve renunciar expressamente ao direito ao vale-transporte e manifestar a opção pelo vale combustível.

O vale combustível poderá ser fornecido livremente, na maneira como as duas partes concordarem. Por exemplo, pode ser por meio de cartão auxílio combustível ou por meio ou por meio de adiantamento em espécie.

Contudo, em qualquer circunstância, é indispensável que o empregado comprove os gastos efetuados, o que deve ser feito por meio da apresentação de notas fiscais. Essa medida é suficiente para descaracterizar que o empregado esteja obtendo vantagem patrimonial com o acordo e para evitar a incidência de contribuição previdenciária, tributária e fundiária sobre o vale combustível, que é verba indenizatória e não de natureza salarial.

Porém, é preciso destacar que, de acordo com a legislação, o empregador não poderá descontar do salário do empregado os 6% previsto em na Lei 7.418, mencionada anteriormente.

Isso ocorre porque a legislação não permite a substituição do vale-transporte por pagamento em dinheiro ou por outro benefício de qualquer espécie, mesmo que a verba seja utilizada no vale combustível.

Dicas de uso do vale-transporte

Antes de tudo, é preciso conscientizar o empregado sobre a importância do vale-transporte. De fato, é essencial que ele perceba que, ainda que seja uma obrigação imposta ao empregador, o vale-transporte um benefício importante, que precisa ser cuidado como tal.

Portanto, é interessante que a empresa oriente o quadro de funcionários sobre o melhor uso do vale-transporte. Confira algumas dicas nesse sentido:

Usar conscientemente

Conscientize os empregados sobre a necessidade de uso do vale-transporte para a finalidade à qual ele se destina. Para tanto, ele deve controlar o saldo do cartão referente ao vale-transporte e evitar utilizá-lo em outras necessidades que não sejam de deslocamento para o trabalho.

Também é importante esclarecer para os funcionários da empresa que o uso do vale-transporte por terceiros significará um prejuízo para ele mesmo, com o qual ele deverá arcar. Portanto, essa situação deve ser evitada ao máximo.

Comunicar perda ou roubo

Em caso de perda ou de roubo do cartão de vale-transporte o empregado deve comunicar imediatamente, para o que o bloqueio seja efetivado e para que outro cartão seja providenciado.

Se essa providência não for tomada em tempo hábil o próprio empregado poderá sair prejudicado, caso o cartão seja utilizado por outra pessoa.

Evitar perda ou roubo

Para evitar que situações assim aconteçam, é preciso alertar os funcionários para que eles tenham o máximo de cuidado com o cartão, que deve ser tratado como um documento importante e guardado de maneira segura.

Devolução do cartão

Se o empregado for desligado da empresa, ele deve efetuar a devolução do cartão para que o documento seja descadastrado ou transferido para outro usuário do vale-transporte.

Depois deste post, temos certeza de que nenhum gestor de RH vai ter dúvidas na hora de antecipar aos empregados os vales-transporte a que tenham direito.

Agora que você já sabe tudo sobre o vale-transporte, que tal compartilhar este post em suas redes sociais? Assim outras pessoas também poderão ficar informados sobre o assunto!

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