Lei do vale-transporte: entenda como funciona legislação

Na hora de calcular os benefícios a que os empregados fazem jus, o RH precisa estar atento ao que diz a legislação brasileira, como a lei do vale-transporte. Você sabia? O cálculo equivocado culmina em prejuízo para a empresa. O cálculo a menos pode implicar em uma futura ação trabalhista e na incidência de multa e autuação pelo Ministério do Trabalho.

Por esses motivos, o gestor do RH tem de ficar atento à legislação trabalhista para fazer tudo certo. Para que não restem dúvidas sobre o assunto, preparamos este post sobre a lei do vale-transporte. Acompanhe!

O que diz a lei do vale-transporte?

A Lei nº 7.418/85, que regulamenta o vale-transporte CLT, diz que o benefício deve ser concedido, antecipadamente, pelo empregador ao trabalhador. Portanto, não se trata de uma reposição salarial — é uma antecipação para a cobertura de despesas com deslocamento entre casa e trabalho, por meio de transporte coletivo público.

A lei estabelece que o empregador compartilhe as despesas de deslocamento com o funcionário. A concessão é obrigatória para todos os trabalhadores brasileiros, urbanos ou rurais, que façam parte do quadro de funcionários de uma empresa de forma fixa ou temporária.

Quem tem direito ao vale-transporte?

Todo e qualquer funcionário tem direito a receber o vale-transporte, incluindo domésticos e temporários. Em contrapartida, o empregador, tanto pessoa física quanto pessoa jurídica, deve providenciar o seu fornecimento.

É importante lembrar que o vale-transporte deve ser oferecido independentemente da distância entre a residência e o local de trabalho do funcionário. Também não existe limite mínimo ou máximo para o valor das passagens.

Sendo assim, no ato da admissão, cabe ao empregador solicitar ao colaborador:

• endereço residencial completo;
• meio de transporte que será usado para fazer o deslocamento;
• número de vezes que será feito o deslocamento de casa para o trabalho e vice-versa.

A solicitação dessas informações garante o cumprimento do entendimento do Tribunal Superior do Trabalho de que é responsabilidade do empregador comprovar os casos em que o colaborador não faz jus ou que não se interessa em receber o vale-transporte. Caso o funcionário forneça informações falsas, ele pode ser dispensado por justa causa, inclusive.

Dessa forma, uma vez informado o trajeto a ser percorrido, bem como as conduções que fará uso, o empregador deve fornecer o número necessário de vales-transporte para a cobertura de todo o trajeto. Se o colaborador precisa de 4 vales para ir ao trabalho e voltar para casa, o empregador deve fornecer essa mesma quantidade.

Na hipótese de o colaborador mudar de endereço, é da responsabilidade dele avisar ao RH para que o valor do benefício seja ajustado.

Vale-transporte para funcionários que não usam o transporte público

Com base no vale-transporte CLT, o uso das passagens deve se dar no sistema de transporte coletivo público, urbano ou intermunicipal ou interestadual. O empregador deverá conceder o benefício somente àqueles empregados que utilizarem o transporte público no deslocamento de casa para o trabalho.

Assim, não fazem jus ao benefício os empregados que se deslocarem de casa para o trabalho em veículo automotor, motocicletas, bicicletas e/ou a pé.

Nesses casos, é preciso que o trabalhador preencha uma declaração informando que não utiliza de transporte público para se deslocar de sua residência ao trabalho e vice-versa — não tendo, portanto, o perfil de beneficiário e informando os motivos pelos quais não faz uso e jus a ele (vai de carro, a pé, mora perto etc).

Quanto o empregador paga pelo vale-transporte?

Ainda de acordo com o previsto na lei do vale-transporte, para o seu fornecimento, o empregador está autorizado a descontar 6% do salário-base do empregado. Entende-se por salário-base o salário do colaborador sem o acréscimo de benefício, adicional ou vantagem, como hora extra, adicional noturno, adicional de periculosidade e férias, por exemplo.

O necessário ao custeio do transporte que extrapolar o valor relativo a 6% do salário-base do empregado será custeado pelo empregador. Por exemplo: a colaboradora Joana, do Financeiro, ganha R$2.000 por mês — como gasta R$8 por dia para ir e voltar do trabalho (de segunda a sexta-feira), seu gasto mensal com passagem é de R$160. A empresa pode descontar, no máximo, R$120. Portanto, terá de arcar com R$40.

É importante acrescentar que a lei do vale-transporte esclarece que o benefício tem natureza indenizatória, e não salarial. Por isso, ele não se incorpora à remuneração para qualquer tipo de efeito. O que também significa que ele não será considerado para o cálculo de contribuição previdenciária, de FGTS, de férias e de 13º salário.

Como agir em caso de utilização inadequada do benefício?

Conforme a lei do vale-transporte, o benefício só pode ser usado para o fim a que se destina: deslocamento de casa para o trabalho e do trabalho para casa. Porém, não é incomum que alguns funcionários utilizem o benefício para outros fins ou estendam o vale a terceiros. Tais práticas são consideradas faltas graves e podem motivar a demissão por justa causa.

Outro ponto que pode ser encarado como de má-fé pelo empregador são as informações inverídicas repassadas ao RH, como endereço e as necessidades de transporte repassadas pelo funcionário, que também podem resultar em demissão por justa causa.

A legislação é clara e diz que o funcionário pode incorrer em falta grave no exercício de seu direito ao vale-transporte quando presta declaração falsa de endereço, onerando o empregador na obrigação de fornecê-lo, ou ainda, faz uso indevido do respectivo vale na aquisição de produtos.

Já ao empregador cabe o papel de fiscalizador da devida utilização desse direito e da ação em caso de uso inadequado. Nos casos em que a rescisão do contrato não seja uma opção, é possível dar advertências verbais e escritas, suspensões, suspensões agravadas e, quando nada der resultado, demissão por justa causa.

Vale-transporte ou vale-combustível?

O vale-combustível não é equivalente ao vale-transporte. Mas caso o empregado opte por não receber as passagens e sim o vale combustível, três itens são indispensáveis:

1. acordo entre funcionário e o empregador;
2. renúncia expressa do trabalhador do direito ao vale-transporte;
3. manifestação do empregado em relação à opção pelo vale-combustível.

Só mediante ao cumprimento dessas exigências é que o vale-combustível poderá ser fornecido livremente, na maneira como as duas partes concordarem.

Entre as opções estão cartão auxílio combustível ou adiantamento em dinheiro. Contudo, em qualquer circunstância, é indispensável que o funcionário comprove os gastos efetuados, o que deve ser feito por meio da apresentação de notas fiscais.

Essa medida é suficiente para descaracterizar que ele esteja obtendo vantagem patrimonial com o acordo e para evitar a incidência de contribuição previdenciária, tributária e fundiária sobre o vale-combustível — novamente, é verba indenizatória e não de natureza salarial.

Porém, é preciso destacar que, de acordo com vale-transporte CLT, o empregador não poderá descontar do salário do colaborador os 6% previstos na legislação mencionada anteriormente. Isso acontece porque a legislação não permite a substituição do vale-transporte por pagamento em dinheiro ou por outro benefício de qualquer espécie, mesmo que a verba seja utilizada no vale-combustível.

O pagamento das passagens em dinheiro é permitido somente quando acontecer falta de passagem da parte das empresas de ônibus do transporte público. Nesse caso específico, o funcionário paga pela passagem e deve ser reembolsado imediatamente na folha de pagamento.

Porém, nos casos previstos em acordo ou convenção coletiva de trabalho, o valor do benefício pode ser pago em dinheiro, como situação de exceção. Além disso, precisa constar nos lançamentos mensais da folha de pagamento. Assim, os respectivos valores não têm natureza salarial, nem se incorporam à remuneração para quaisquer efeitos.

Férias e faltas: como fica o vale-transporte?

Em período de férias, licenças ou dias de repouso, o vale-transporte não deve ser concedido, uma vez que não há o deslocamento de casa para o trabalho. De igual forma, caso o colaborador falte ao trabalho, ainda que por motivo justificado, o empregador pode requerer a devolução dos vales referentes a esses dias. Pode optar, também, em deixar como crédito para o mês seguinte ou debitar o valor referente ao futuro salário.

Além disso, o funcionário não terá direito ao vale-transporte se o empregador fornecer a condução. No entanto, se essa condução não percorrer todo o trajeto do empregado, ele fará jus aos vales referentes ao trajeto não percorrido.

Caso o trabalhador se recuse a receber o benefício por não ser financeiramente interessante, ou por falta de necessidade (não faz uso de transporte coletivo, por exemplo), o empregador também estará dispensado de fornecê-lo.

Quais são as boas práticas do uso do vale-transporte?

Antes de tudo, é preciso conscientizar o funcionário sobre a importância do vale-transporte. De fato, é essencial o entendimento de que é um benefício que, embora seja uma obrigação imposta ao empregador, precisa ser cuidado como tal.

Portanto, é interessante que a empresa oriente o quadro de funcionários sobre o melhor uso do vale-transporte. Confira algumas dicas a seguir!

Usar conscientemente

Conscientize os funcionários sobre a necessidade de uso do vale-transporte para a finalidade a que ele se destina. Para tanto, ele deve controlar o saldo do cartão referente ao benefício e evitar utilizá-lo em outras necessidades que não sejam de deslocamento para o trabalho.

Também é importante esclarecer que o uso do vale-transporte por terceiros significará um prejuízo para ele mesmo, com o qual ele deverá arcar. Portanto, essa situação deve ser evitada ao máximo.

Comunicar perda ou roubo

Em caso de perda ou de roubo do cartão de vale-transporte, o colaborador deve comunicar imediatamente para que o bloqueio seja efetivado e outro cartão seja providenciado. Se essa providência não for tomada em tempo hábil, o próprio funcionário poderá sair prejudicado, caso o cartão seja utilizado por outra pessoa.

Evitar perda ou roubo

Para evitar que situações assim aconteçam, é preciso alertar os funcionários para que eles tenham o máximo de cuidado com o cartão, que deve ser tratado como documento importante e guardado de maneira segura.

Devolução do cartão

Se o empregado for desligado da empresa, ele deve efetuar a devolução do cartão para que o documento seja descadastrado ou transferido para outro usuário do vale-transporte.

Quais são os números do transporte público no Brasil?

O vale-transporte é um direito previsto na legislação brasileira para que o funcionário tenha 94% dos gastos com a despesa de deslocamento da casa para o trabalho (e vice-versa) assegurada. Além disso, é uma forma de incentivo ao uso do transporte público, beneficiando, assim, toda a população de uma cidade — principalmente das metrópoles, que sofrem com o trânsito caótico.

A utilização do transporte público, além de desafogar o trânsito, contribui com o meio ambiente e com a economia do país. A ideia é promover uma mobilidade mais sustentável. De acordo com a Associação Nacional de Transportes Urbanos (NTU), no Brasil há:

• 107.000 ônibus circulando pelo país;
• 1.750 empresas operadoras de ônibus;
• 4 empregos diretos gerados por cada ônibus;
• 315.000 empregos diretos gerados pelo setor de transporte público;
• 340 passageiros pagantes transportados por veículo por dia;
• 39,4 milhões de passageiros transportados por dia, 21 milhões de gratuidade;
• 5 anos e 8 meses é a idade média da frota de ônibus;
• 51% dos municípios brasileiros (2.703) atendidos por transporte público;
• 85,7% das viagens coletivas foram realizadas por ônibus, 14,3% de trilhos ou outros.

Ainda segundo a NTU, há uma retomada do número de viagens realizadas por dia. Em 2019 (antes da pandemia da COVID-19), foram 40,4 milhões. Em 2020, o número caiu para 19,8 milhões. Já nos anos de 2021 e 2022 (até abril), foram 24,1 e 27 milhões, respectivamente.

Como otimizar a gestão de vale-transporte?

O objetivo principal de qualquer gestão é fazer com que seja possível ter uma operação eficaz com custos enxutos. Na gestão de vale-transporte é preciso adotar algumas boas práticas para potencializar a sua eficiência, ou seja, o impacto positivo dela para o desempenho financeiro do negócio. Abaixo, confira algumas ações que você deve adotar na sua operação!

1. Aderir a um cartão

Com certeza, a melhor forma para otimizar os custos com transporte é fazer o controle do que é pago aos seus funcionários. Assim, o caminho ideal é investir na adoção de um cartão de passagem. Nele, deve ser depositado o valor referente aos dias trabalhados. O cartão é interessante não só para a empresa, como também para o colaborador.

Do ponto de vista da empresa, ele evita que valores indevidos sejam passados para o colaborador. Para o funcionário, o ganho é na facilidade de não ter de ficar procurando o dinheiro na hora de pegar o transporte. Além disso, existe uma vantagem mútua: reduz as chances de um possível roubo. Caso isso aconteça, a empresa pode solicitar o bloqueio do cartão e a transferência do saldo.

2. Usar dinheiro apenas em situações emergenciais

O cenário mais ideal é que a empresa tenha cartões de reserva, caso o colaborador venha a perder ou ter o seu roubado. No entanto, sabemos que, muitas vezes, é difícil. Nessa situação, vai ser necessário usar o dinheiro para transporte. Mas lembre-se que é um contexto atípico e deve ser o último caso.

Outra questão também é a necessidade de se evitar ao máximo que o colaborador use dinheiro do próprio bolso. Fazer o reembolso de benefícios parece simples, mas, na prática, é uma tarefa operacional complexa, principalmente pelo fato de envolver a verificação de valores e, no caso do vale-transporte, ainda ter a questão da dedução dos 6%.

3. Fazer controle rigoroso dos períodos de trabalho

Acima falamos que o melhor amigo para qualquer gestão bem-sucedida é o controle, e quando trabalhamos com RH, muitas tarefas são correlacionadas. Para otimizar a sua gestão de benefícios, é primordial garantir o gerenciamento preciso da batida de ponto dos seus colaboradores.

Muitas empresas usam a ficha em papel para validar a entrada e a saída dos funcionários. No entanto, vale a pena pesquisar a possibilidade de investir em um relógio de ponto digital com um sistema integrado. Assim, é possível utilizar as informações para acompanhar o banco de horas e realizar os cálculos de vale-transporte, refeição e até mesmo da remuneração pelos dias trabalhados.

4. Investir em automatização

Imagina ter todos os seus processos, senão a maioria, automatizados? Ter um software para ajudar na gestão é sempre uma decisão inteligente. Assim, você reduz o tempo e os recursos de capital humano em tarefas operacionais. Dessa forma, a sua equipe vai monitorar as ações e focar em atividades mais estratégicas para o negócio.

5. Manter histórico de pedidos

Outro ponto essencial é ter todas as informações relacionadas ao vale-transporte em um documento, uma planilha ou até mesmo um software de gestão de benefícios, já que a tendência é que o RH se torne cada vez mais digital. É preciso consolidar um histórico dos pedidos do benefício, tanto no ingresso de novos funcionários quanto na reposição e até devolução de cartão em caso de desligamento.

Nesse histórico, é preciso ter detalhado a data em que foi concedido o benefício, os dados do colaborador, bem como da área em que ele atua. É interessante esse tipo de controle, principalmente para aquelas empresas que atuam com departamentalização em centros de custos.

Como calcular o valor do vale-transporte?

Agora, vamos descobrir como calcular o vale-transporte e apresentar alguns exemplos, de modo que tenha mais proficiência e consiga eliminar potenciais falhas. Lembrando que as boas práticas obedecem à lei 7.418/85, que institui o vale-transporte.

Primeiramente, precisamos esclarecer que o valor (R$) do vale-transporte não é igual para todos os funcionários. Ele varia em função de dois aspectos: i) o preço da passagem (tarifa), que pode mudar de região para região e ii) o número total de passagens demandadas, que depende do deslocamento (casa-trabalho e vice-versa) feito por cada colaborador.

Dito isso, no artigo 4º parágrafo único, a lei 7.418/85 estabelece “o empregador participará dos gastos de deslocamento do trabalhador com a ajuda de custo equivalente à parcela que exceder a 6% (seis por cento) de seu salário básico”. Ou seja, se o empregado gasta mais que 6% do seu salário com vale-transporte, o empregador deverá participar com o excedente.

Portanto, para calcular o valor do vale-transporte, precisaremos de 4 informações:

• o salário-base do profissional — também chamado de salário bruto ou nominal, é a remuneração combinada com o trabalhador como pagamento pelos seus serviços;
• o valor necessário em vale-transporte — gasto total com vale-transporte, que varia em função das tarifas e do número de passagens necessárias ao funcionário;
• o desconto no salário do empregado — abatimento (em R$) de até 6% do salário do funcionário; o abatimento pode ser inferior aos 6%, mas nunca superior.
• a participação do empregador — participação no que exceder os 6% do salário-base, colaborando com despesas de deslocamento residência-trabalho e vice-versa.

Exemplos para cálculo do vale-transporte

Vejamos alguns exemplos. Imagine um profissional com salário-base de R$1.950,00, que precisa de R$240,00 em vale-transporte para cobrir suas despesas com deslocamento. O desconto no salário (6%) é de R$117,00 e a participação da empresa, referente ao excedente, é de R$123,00. Assim, a empresa estará adequada à lei 7.418/85.

Agora pense em um profissional com salário de R$4.200,00, que precisa de R$330 em vale-transporte. O desconto no salário-base (6%) é R$252,00, cabendo ao empregador participar com o excedente (R$78,00). Note que, mesmo com uma demanda superior em termos de vale-transporte, a empresa acabou contribuindo com menos, dado o desconto superior.

Vamos considerar um terceiro caso. Um profissional com salário de R$3.800,00 que precisa de R$220 em vale-transporte. O desconto de 6% seria equivalente a 228,00, valor superior ao demandado. Logo, desconta-se menos, apenas 5,78% (R$220,00) e a empresa não precisa participar com nada (R$0,00). Portanto, lembre-se: cada caso é um caso.

Como evitar falhas no recolhimento do vale-transporte?

É importante trabalhar para que falhas sejam evitadas, de modo que a empresa mantenha-se aderente à legislação, desconte valores adequados dos empregados e contribua com o excedente. Erros podem implicar em problemas legais, financeiros e gerenciais.

Felizmente, muitas coisas podem ser feitas. É preciso investir em qualidade total, atuando diariamente para que as boas práticas sejam aplicadas, bem como eventuais falhas sejam identificadas e corrigidas. Algumas dicas importantes, pontuadas a seguir:

• invista em tecnologias que facilitem a gestão e distribuição de benefícios;
• audite os descontos e contribuições, garantindo que estejam sempre adequados;
• mantenha as informações dos funcionários, como endereço, sempre atualizadas;
• aprenda com as falhas e trabalhe para que não aconteçam novamente;
• adeque-se continuamente às mudanças em termos de tecnologia e legislação.

Vale destacar que a tecnologia é sua principal aliada. Ela simplifica seus processos, gera mais informações e relatórios de controle, muitas vezes até automatiza suas tarefas mais básicas. Portanto, busque por parceiros tecnológicos que melhorem sua administração de benefícios, sobretudo vale-transporte, agregando agilidade e precisão ao processo.

Agora que você já sabe tudo sobre a lei do vale-transporte, com certeza o seu gerenciamento desse benefício vai ser mais preciso e em pouco tempo será possível ver os resultados. Use este artigo como guia para que você possa criar um processo mais enxuto e inteligente para o negócio. Assim, seus resultados financeiros e operacionais serão muito superiores.

Se você gostou deste artigo, aproveite para conferir o e-book guia básico do profissional de RH, entender seu papel como profissional e descobrir como se destacar. Vamos lá!