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O funcionamento adequado de toda empresa envolve o gerenciamento de uma grande quantidade de informações. Muitas vezes, isso requer uma série de processos burocráticos, que apesar de importantes podem ser prejudiciais quando em excesso.
Pensando nisso, separamos 5 dicas para reduzir burocracias. Confira!
1. Dê autonomia aos profissionais
O fato de muitas vezes precisar da opinião ou aprovação de várias pessoas para realização de ações simples gera muita burocracia e pode atrapalhar o fluxo empresarial.
Ao dar mais autonomia aos funcionários, os processos são simplificados e concluídos com maior rapidez. Quando isso ocorre, a motivação também aumenta, o que traz ganhos para a produtividade organizacional.
Contudo, é preciso que todos tenham conhecimento de quais decisões podem ou não ser tomadas de forma autônoma. Para fazer isso de forma efetiva, é necessário que as tarefas sejam delegadas com clareza e que haja o sentimento de responsabilidade pelas ações tomadas.
2. Treine constantemente as equipes de trabalho
Quando as equipes de trabalho estão suficientemente qualificadas, há redução da burocracia, pois os funcionários sabem como agir diante de diferentes situações.
Além disso, a autonomia só traz bons resultados se os profissionais estiverem devidamente preparados e treinados para o exercício de suas funções.
Sendo assim, a realização de treinamentos é uma ferramenta que garante que as equipes estejam sempre atualizadas acerca dos processos que executam.
3. Garanta clareza sobre o organograma empresarial
O organograma define toda a estrutura hierárquica da empresa e, mais do que isso, pode mostrar as atribuições e responsabilidades de cada cargo existente, o que contribui para a definição de papéis.
Além disso, garantir a clareza do organograma é importante para reduzir burocracias porque sempre que alguém tiver uma dúvida, saberá a quem deve recorrer.
Apesar de haver uma hierarquia, é importante incentivar uma postura colaborativa entre os trabalhadores. A existência de lideranças deve ser mostrada como um fator positivo e de possibilidades de crescimento.
4. Promova reuniões objetivas
As reuniões são práticas comuns e muitas vezes necessárias, mas nem sempre são feitas de forma objetiva, o que podem torná-las chatas, burocráticas e ineficientes.
Para garantir que isso não ocorra, responda à pergunta: “o melhor meio de trabalhar essa questão é em uma reunião?”. Se a resposta for “não”, use outras ferramentas de comunicação.
Para que uma reunião seja produtiva, é recomendado haver um horário predefinido de início e término, pautas preestabelecidas e objetividade.
5. Invista num software de gestão
A tecnologia é uma grande aliada na organização de processos, pois o uso de um software de gestão diminui o fluxo de papéis, auxilia no uso de dados e sistematiza aspectos operacionais da rotina.
Esses sistemas também diminuem a probabilidade de erro e permitem a elaboração de relatórios em tempo real. Tudo isso otimiza a gestão e reduz o tempo de algumas atividades, sendo fundamental para aumentar a vantagem competitiva no mercado.
Ao seguir essas dicas e reduzir burocracias, o RH se torna mais estratégico e apto a desenvolver os colaboradores em conformidade com os objetivos empresariais. Dessa forma, a empresa será cada vez mais eficiente e estará mais próxima ao sucesso organizacional.
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