A rotina de uma microempresa é complicada e circundada por vários pequenos problemas e desafios. No meio disso tudo, ainda é necessário aumentar a produtividade, gerar lucro e cuidar da criação de um ambiente que favoreça o crescimento do negócio. Esse é o verdadeiro desafio dos microempreendedores.
Entretanto, é difícil encontrar um guia que mostre o que deve ser feito para alcançar os resultados desejados ou as melhores práticas. Com isso, vários gestores ficam a ver navios tentando encontrar caminhos que ajudem na gestão.
Pensando nisso, nós separamos 5 passos para você colocar sua empresa nos eixos e aumentar a produtividade. Confira!
1° Faça o planejamento estratégico
Normalmente, uma microempresa enfrenta uma série de pequenos problemas operacionais durante um dia normal de funcionamento. E os gestores, não sendo diferentes, acabam por gastar seu tempo a apagar esses incêndios.
Entretanto, para manter a empresa em constante crescimento, é necessário elaborar um plano estratégico. Tente responder às seguintes perguntas:
Qual deve ser o foco do negócio?
Quais processos são realmente essenciais?
É possível reduzir um pouco a burocracia?
Aonde a empresa quer chegar em 5 anos?
Que impressão a marca quer causar nos clientes?
Como deve ser a relação com os colaboradores?
2° Defina as funções e delegue tarefas
Nada atrapalha mais na produtividade do que ser constantemente interrompido no meio de uma tarefa para dar atenção à outra coisa. Não é raro algo assim acontecer em microempresas, já que a falta de setorização e a baixa burocracia da estrutura favorecem que os donos e sócios assumam muitas tarefas e deixem apenas cargos mais operacionais para os funcionários.
Porém, para que a empresa possa evoluir e a produtividade aumentar, se faz necessário mudar esse cenário e pensar em delegar funções e tarefas. Com isso, apenas as tarefas essenciais que não podem ser feitas por outrem serão destinadas aos gestores. Essa pequena mudança na estrutura da empresa aumentará a produtividade e já mostra um leve esboço do que serão os setores no futuro.
3° Identifique os gargalos de produção para aumentar a produtividade
Em algumas partes da produção existe elevado gasto de tempo sem necessidade para tal, ou seja, perda de dinheiro. Isso pode ocorrer por falta de atenção dos colaboradores, processos demasiadamente burocráticos ou falta de planejamento. Independente de qual seja a causa, esses gargalos reduzem a produtividade.
A única maneira de resolver esse problema é acompanhando o processo produtivo de perto. Ao observar, anotar e comparar o tempo de execução de cada etapa, pode-se pensar em um plano de ação para resolver a situação.
4° Utilize ferramentas para a gestão de tempo
A tecnologia já entrou de vez na vida das empresas. Assim, deixar ela de lado pode ser um grande erro do pequeno empreendedor.
Não estamos falando sobre softwares caros e completos, mas sim de pequenas ferramentas de gestão de tempo que podem auxiliar na produção e no gerenciamento da empresa. Atualmente o mercado disponibiliza — até mesmo gratuitamente — recursos como checklists, agendas, anotações em nuvem e outra variedade de aplicativos úteis ao dia a dia do empreendedor.
5° Terceirize tarefas burocráticas
Como já foi citado, uma microempresa não consegue conter em sua estrutura a divisão setorial. Assim, o gerenciamento de tarefas burocráticas, como a gestão de benefícios ou a contabilidade, podem ser onerosas à organização.
Uma forma de controlar melhor essas tarefas, evitar multas e prejuízos oriundos da má gestão e ainda aumentar a produtividade por ter menos burocracia para tomar conta é a terceirização. Uma terceirizada de gestão de benefícios, por exemplo, auxilia a: controlar os gastos, manter todas as exigências legais cumpridas, fazer o balanço dos gastos e, até mesmo, aumentar a motivação dos colaboradores.
Ao seguir todos os passos aqui listados, a empresa se tornará mais organizada. Essa organização terá impacto na gestão de tempo e nos processos operacionais. Assim, aumentar a produtividade não será mais um grande desafio, mas sim um esforço constante pela melhoria.
E você, o que tem feito para melhorar a produtividade dentro de sua microempresa? Conte para a gente aqui nos comentários!
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Muito bom parabens pelo seu artigo 🙂