Saiba como tornar o home office de seus colaboradores mais produtivo e otimizado

Embora já fosse uma tendência, o home office (também chamado de trabalho remoto ou teletrabalho), até pouco tempo atrás, ainda era adotado de forma lenta. Normalmente, estava limitado a uma gama restrita de profissionais.

Contudo, 2020 chegou e, com ele, muitas pessoas e empresas se viram forçadas a desenvolver suas funções direto de casa, em tempo integral. O que era uma opção, se tornou obrigação como forma de lidar com a pandemia do novo coronavírus.

Por isso, a função deste texto é entender quais são os desafios dessa transição e o que pode ser feito para obter um trabalho via home office produtivo e otimizado. Boa leitura!

Quais são os desafios do home office?

As práticas de home office envolvem o desenvolvimento do trabalho de forma remota. Elas utilizam as tecnologias de comunicação disponíveis para direcionar as atividades, comunicar-se com os companheiros de trabalho e resolver todas as pendências inerentes ao cargo ocupado.

A ausência de supervisão pessoal direta não exime o colaborador das suas responsabilidades. Normalmente, todos os aspectos do contrato de trabalho continuam válidos, inclusive se ele foi celebrado por meio da CLT.

Em geral, as empresas costumam fornecer os equipamentos necessários para o desenvolvimento do trabalho (como computadores). Dependendo do caso, podem pagar subsídios para a contratação de planos de internet compatíveis com as necessidades da atividade desenvolvida.

Todos esses pontos devem ser avaliados pelo setor de Recursos Humanos e acompanhados pelo departamento jurídico. Assim, todos os pontos dessa transição serão feitos dentro da legislação.

De todo modo, resolver essas questões não é o único obstáculo para ter um home office que permita ao profissional manter sua produtividade. A falta de um local apropriado em casa, a ausência do hábito de trabalhar sem pôr os pés na sede da empresa e a falta de organização podem comprometer bastante os resultados.

Como é possível deixar o home office produtivo e otimizado?

Com isso, o ideal é que o setor de RH de uma empresa que esteja em pleno processo (forçado ou não) de transição para o trabalho remoto adote algumas medidas e incentive práticas para que o home office não prejudique nem a produtividade e muito menos a saúde mental dos colaboradores. Confira, abaixo, uma lista com aquilo que não deve ser ignorado.

Ofereça boas condições de trabalho

Logo de início, veja tudo o que seu colaborador precisará para ter o melhor ambiente possível para conseguir trabalhar de casa com o conforto necessário. Isso vai desde a conexão com a internet até a cadeira do escritório, certo? É comum que esses profissionais não tenham estações de trabalho adequadas em casa.

Então, é preciso se certificar de que exista o mínimo espaço para isso. O ideal é que você incentive os colaboradores a ter um ambiente dedicado ao trabalho, embora isso nem sempre seja possível. Esse cuidado ajuda a evitar as tentadoras distrações sempre presentes quando o trabalho está sendo feito de casa.

Incentive a organização

Reforce a necessidade de manter a organização durante o home office. Isso envolve também manter uma rotina que inclua a definição de horários de trabalho e a indicação de quais atividades devem ser priorizadas por quem está trabalhando de casa.

Muitas vezes, vale começar pelas tarefas que não dependem de ninguém para ser resolvidas, por exemplo. Do mesmo modo, essa organização deve prever períodos de descanso (fundamentais para manter a produtividade em alta) e pausas para alimentação, atividades domésticas ou mesmo compromissos pessoais.

Otimize o tempo

Trabalhando em casa, pode ser que uma mesma tarefa leve mais ou menos tempo para ser desenvolvida. Por isso, acompanhe essas variações para facilitar as futuras distribuições de responsabilidades. Isso evita que colaboradores se afundem no trabalho ou fiquem sem o que fazer.

Outra forma de otimizar o tempo é resolver todas as pendências existentes de uma vez. Como a comunicação não ocorre pessoalmente, vale sempre tirar todas as dúvidas, antes mesmo de começar, para evitar interrupções.

Estabeleça uma cultura própria para o home office

A cultura organizacional da sua empresa, certamente, terá que passar por algumas mudanças para se adaptar aos tempos de home office. As alternações mais significativas, normalmente, envolvem regras para o horário da jornada de trabalho e dinâmicas de comunicação entre os colaboradores e dentro das equipes.

Se isso não for bem delimitado, a distância física pode fragmentar os times e reduzir o engajamento dos colaboradores isolados.

Mantenha contato com os demais profissionais

Uma forma de manter contato frequente e reforçar o engajamento, quando o trabalho está sendo feito via home office, é fazer reuniões constantes e solicitar relatórios de forma mais frequente. Dessa forma, fica mais fácil acompanhar o que cada um está fazendo e melhorar o entrosamento entre as equipes.

Essas reuniões também podem ter caráter recreativo. Que tal separar o final do expediente da sexta para fazer uma videoconferência com a equipe, enquanto todos tomam um café e falam sobre assuntos que não tenham a ver com o trabalho?

Quais são as melhores ferramentas e tecnologia disponíveis?

Felizmente, a tecnologia é uma excelente aliada para elevar a produtividade do home office. Entre as ferramentas mais demandadas estão os programas de videoconferência (Zoom, Skype e Google Meet, por exemplo).

Há, também, as suítes de produtividade online, que reúnem editores de texto e planilhas (Drive e OneDrive e Dropbox são as mais famosas), e as ferramentas de comunicação instantânea (Slack, Trello, Hangouts, ou mesmo, o bom e velho WhatsApp).

A maioria dessas ferramentas conta com versões gratuitas. Dependendo do tamanho da sua empresa, certamente, vale a pena investir nas versões pagas, que costumam não ter limitações de uso e oferecem recursos adicionais.

Além disso, avalie as adequações necessárias para o seu plano de benefícios. É provável que seus colaboradores passem a ter algumas necessidades que, antes do home office, não existiam. Algumas delas podem ser ajustadas e melhoradas para aumentar a qualidade de vida de todos.

Essa mudança brusca na dinâmica de trabalho não é fácil e está impactando todos que precisam trabalhar de casa. No entanto, isso não impede que sua equipe consiga promover um home office produtivo. Em muitos casos, você verá que essa é uma opção que pode continuar a ser considerada, mesmo quando esse momento passar.

Gostou deste artigo? Entenda, também, o que pode mudar no trabalho na volta do isolamento social!