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Embora já fosse uma tendência, o teletrabalho ou trabalho remoto, até pouco tempo atrás, ainda era adotado de forma lenta pelas empresas. Normalmente, ele estava limitado a uma gama restrita de profissionais, mas com a chegada de 2020 muitas pessoas se viram forçadas a desenvolver suas funções direto de casa. Assim, surgiram certos desafios em relação à produtividade no home office.
O que era uma opção se tornou obrigação, como forma de lidar com a pandemia do novo coronavírus. Mesmo que o cenário esteja se modificando, com uma maior flexibilização em 2022, trabalhar de casa continuará sendo uma forte tendência.
A função deste texto, portanto, é entender os desafios dessa transição e o que pode ser feito para obter um home office produtivo. Continue a leitura e saiba mais!
Quais são os desafios do home office?
As práticas de home office envolvem o desenvolvimento do trabalho de forma remota. Elas utilizam as tecnologias de comunicação disponíveis para direcionar as atividades, comunicar-se com os companheiros de trabalho e resolver todas as pendências inerentes ao cargo ocupado.
A ausência de supervisão pessoal direta não exime o colaborador das suas responsabilidades. Normalmente, todos os aspectos do contrato de trabalho continuam válidos, inclusive se ele foi celebrado por meio da CLT.
Em geral, as empresas costumam fornecer os equipamentos necessários para o desenvolvimento do trabalho (como computadores). Dependendo do caso, podem pagar subsídios para a contratação de planos de internet compatíveis com as necessidades da atividade desenvolvida.
Todos esses pontos devem ser avaliados pelo setor de Recursos Humanos e acompanhados pelo departamento jurídico. Assim, todos os pontos dessa transição serão feitos dentro da legislação.
De todo modo, resolver essas questões não é o único obstáculo para ter um home office que permita ao profissional manter sua produtividade. A falta de um local apropriado em casa, a ausência do hábito de trabalhar sem pôr os pés na sede da empresa e a falta de organização podem comprometer bastante os resultados.
Como é possível deixar o home office produtivo e otimizado?
Com isso, o ideal é que o setor de RH de uma empresa que esteja em pleno processo (forçado ou não) de transição para o trabalho remoto adote algumas medidas e incentive práticas para que o home office não prejudique nem a produtividade e muito menos a saúde mental dos colaboradores. Confira, abaixo, uma lista com aquilo que não deve ser ignorado.
Ofereça boas condições de trabalho
Logo de início, veja tudo o que seu colaborador precisará para ter o melhor ambiente possível para conseguir trabalhar de casa com o conforto necessário. Isso vai desde a conexão com a internet até a cadeira do escritório, certo? É comum que esses profissionais não tenham estações de trabalho adequadas em casa.
Então, é preciso se certificar de que exista o mínimo espaço para isso. O ideal é que você incentive os colaboradores a ter um ambiente dedicado ao trabalho, embora isso nem sempre seja possível. Esse cuidado ajuda a evitar as tentadoras distrações sempre presentes quando o trabalho está sendo feito de casa.
Incentive a organização
Reforce a necessidade de manter a organização durante o home office. Isso envolve também manter uma rotina que inclua a definição de horários de trabalho e a indicação de quais atividades devem ser priorizadas por quem está trabalhando de casa.
Muitas vezes, vale começar pelas tarefas que não dependem de ninguém para ser resolvidas, por exemplo. Do mesmo modo, essa organização deve prever períodos de descanso (fundamentais para manter a produtividade em alta) e pausas para alimentação, atividades domésticas ou mesmo compromissos pessoais.
Otimize o tempo
Trabalhando em casa, pode ser que uma mesma tarefa leve mais ou menos tempo para ser desenvolvida. Por isso, acompanhe essas variações para facilitar as futuras distribuições de responsabilidades. Isso evita que colaboradores se afundem no trabalho ou fiquem sem o que fazer.
Outra forma de otimizar o tempo é resolver todas as pendências existentes de uma vez. Como a comunicação não ocorre pessoalmente, vale sempre tirar todas as dúvidas, antes mesmo de começar, para evitar interrupções.
Estabeleça uma cultura própria para o home office
A cultura organizacional da sua empresa, certamente, terá que passar por algumas mudanças para se adaptar aos tempos de home office. As alterações mais significativas, normalmente, envolvem regras para o horário da jornada de trabalho e dinâmicas de comunicação entre os colaboradores e dentro das equipes. Se isso não for bem delimitado, a distância física pode fragmentar os times e reduzir o engajamento dos colaboradores isolados.
Mantenha contato com os demais profissionais
Uma forma de manter contato frequente e reforçar o engajamento, quando o trabalho está sendo feito via home office, é fazer reuniões constantes e solicitar relatórios de forma mais frequente. Dessa forma, fica mais fácil acompanhar o que cada um está fazendo e melhorar o entrosamento entre as equipes.
Essas reuniões também podem ter caráter recreativo. Que tal separar o final do expediente da sexta para fazer uma videoconferência com a equipe, enquanto todos tomam um café e falam sobre assuntos que não tenham a ver com o trabalho?
Reforce o planejamento das atividades
Como já comentamos, a organização é essencial para um home office produtivo, o que vale para a empresa e para o funcionário. Assim, tenha um cronograma bem definido, distribuindo os afazeres de acordo com as metas, tomando cuidado para evitar sobrecargas e deixando um espaço para adaptações e imprevistos.
Isso ajuda os profissionais a entenderem as tarefas diárias, tendo maior clareza das prioridades e etapas a serem cumpridas. Ainda, é possível investir em palestras e treinamentos sobre organização, ensinando a se planejar de forma saudável e personalizada.
Mantenha o networking à distância
A comunicação é outra peça chave no home office. Cada profissional deve ser visto e reconhecido, assim como acontece no ambiente presencial. Essa valorização faz toda a diferença para o engajamento, pois fomenta o senso de pertencimento e o desejo de contribuir.
Além disso, incentive a interação diária entre a equipe e, se possível, promova o contato com clientes e fornecedores, caso isso se aplique ao cargo. Assim, as pessoas percebem que não estão isoladas, que podem formar parcerias e se desenvolver em conjunto
Estipule horários
O home office permite a flexibilização de horários, mas é preciso ter cuidado com os extremos. Sem uma boa organização, existe o risco do profissional passar tempo em excesso trabalhando, ou se dedicar pouco demais. Para ajudar nesse sentido, a empresa pode estipular horários para as atividades.
Defina uma hora para iniciar e para finalizar o expediente, assim como a pausa para o almoço e momentos de descanso. Não deixe de ficar atento às horas extras, que continuam sendo direito no cenário de home office. Por fim, incentive o descanso e a busca por equilíbrio. Invista na saúde mental e no bem-estar das equipes.
Entenda o perfil dos funcionários
Esse é um lembrete importante para finalizar. Nem todos os profissionais se sentem bem em home office, mesmo com as medidas de adaptação. Isso varia de acordo com o perfil e as preferências de cada um.
Durante a pandemia, o trabalho remoto tornou-se uma necessidade. Agora, porém, o cenário está se flexibilizando, o que permite o retorno ao modelo presencial ou mesmo híbrido. Assim, observe qual a modalidade mais adequada para os funcionários, pois isso também interfere na sua produtividade. Podem ser realizadas pesquisas internas para avaliar tal questão.
Quais são as melhores ferramentas e tecnologia disponíveis?
Felizmente, a tecnologia é uma excelente aliada para elevar a produtividade do home office. Entre as ferramentas mais demandadas estão os programas de videoconferência (Zoom, Skype e Google Meet, por exemplo).
Há, também, as suítes de produtividade online, que reúnem editores de texto e planilhas (Drive e OneDrive e Dropbox são as mais famosas), e as ferramentas de comunicação instantânea (Slack, Trello, Hangouts, ou mesmo, o bom e velho WhatsApp).
A maioria dessas ferramentas conta com versões gratuitas. Dependendo do tamanho da sua empresa, certamente, vale a pena investir nas versões pagas, que costumam não ter limitações de uso e oferecem recursos adicionais.
Além disso, avalie as adequações necessárias para o seu plano de benefícios. É provável que seus colaboradores passem a ter algumas necessidades que, antes do home office, não existiam. Algumas delas podem ser ajustadas e melhoradas para aumentar a qualidade de vida de todos.
Quais ferramentas podem ser utilizadas para medir e promover o engajamento no home office?
Para promover o engajamento, é preciso cuidar da satisfação e da motivação dos funcionários. Nesse sentido, algumas palavras-chave são: comunicação, interação, bem-estar e atenção ao perfil dos profissionais. Assim, é importante encontrar ferramentas que contribuam para essas demandas e estejam alinhadas à equipe.
Criar uma rede social da empresa, por exemplo, pode ser uma ótima ideia. Os funcionários terão um espaço único e personalizado, para compartilhar projetos, acompanhar notícias e se conhecer melhor. Assim, poderão formar vínculos e se sentir mais presentes no negócio.
Além disso, é importante contar com sistemas para medir indicadores, tendo uma visão mais clara, identificando demandas, problemas e pontos fortes no fluxo de trabalho. Desse modo, será possível tomar decisões mais acertadas e benéficas para todos.
Essa mudança na dinâmica de trabalho não é fácil e impacta todos que precisam atuar de casa. No entanto, isso não impede que sua equipe consiga promover a produtividade no home office. Em muitos casos, você verá que esse é um formato bem vantajoso, tanto para a empresa quanto para os funcionários.
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