Gastos são inerentes a qualquer tipo de negócio. Seja a sua empresa uma loja digital ou uma grande indústria, ambas precisarão dispor de dinheiro para o próprio funcionamento da organização. Mas esses gastos precisam ter um controle rígido.

Uma boa gestão de despesas é fundamental para manter a eficiência financeira da companhia, a qualidade dos produtos e serviços oferecidos e até mesmo o bem-estar dos funcionários. Por isso, neste post, vamos explicar como otimizar essa tarefa e aumentar o controle do dinheiro que sai do seu caixa.

Boa leitura!

Definição de despesas e custos

Para quem não tem noções de contabilidade, despesas e custos podem ser a mesma coisa. No entanto, do ponto de vista contábil, é muito importante diferenciar esses dois fatores.

Custos

São os gastos que têm relação direta com a atividade-fim da firma. Aqui entram todos os valores empregados na aquisição do estoque e aqueles ligados diretamente à produção — como a compra de um maquinário novo, por exemplo. Também entram os salários dos funcionários de uma linha de produção — afinal, sem eles, o produto não existe.

Despesas

As despesas, por outro lado, são todos os gastos da empresa que não têm relação direta com a atividade-fim. Os gastos administrativos, investimentos em marketing e outros relacionados com a venda do produto se enquadram aqui.

Elas podem ser fixas, como os salários dos profissionais da área administrativa, ou variáveis, como os valores relativos a compras de materiais de escritório. Todos são essenciais, mas não se relacionam diretamente com a atividade-fim da empresa.

Formas de ter mais controle na gestão de despesas

Toda empresa possui diversas despesas que variam muito em termos de valor e também da fonte. Por isso, é essencial ter um bom controle para garantir a saúde financeira da organização. A seguir, veja dicas de como fazer isso.

Identificação e redução de desperdícios

O primeiro passo para uma boa gestão de despesas é detectar quais recursos não estão sendo usados de forma correta. Somente a partir desse diagnóstico será possível identificar o que é possível reduzir. Cortar gastos aleatoriamente pode ser um grande tiro no pé, pois você corre o risco de eliminar coisas importantes enquanto outras vão continuam sendo subutilizadas.

Registro e organização das despesas

Esse registro deve ser feito de forma criteriosa: além de saber os valores dos gastos, é preciso identificar de onde vieram e categorizá-los. Isso ajuda a entender melhor em que área a empresa é mais rentável e as atividades que demandam mais dinheiro para funcionar.

Automatização de processos

Uma outra medida para uma gestão de despesas eficiente é a automação de processos. Para isso, é fundamental fazer um mapeamento de quais processos podem ser automatizados. A automação dos processos otimiza muito o tempo dos funcionários, liberando-os para outras tarefas, e tem como consequências o aumento na produtividade e a diminuição nas despesas.

VB Despesas é a solução para um controle inteligente

Para ajudar o seu negócio, a VB desenvolveu um produto que aumenta o controle dos gastos ao mesmo tempo em que otimiza os recursos. O VB Despesas é um cartão pré-pago que oferece praticidade, transparência e maior rapidez na prestação de contas.

O gestor pode fazer o depósito de um valor fixo por departamento ou por pessoa e controlar os gastos por meio de extratos. O cartão é vinculado a um aplicativo, no qual é possível verificar o saldo restante, rede de conveniados e outras informações.

O VB Despesas também traz vantagens para o colaborador. Além de eliminar possíveis constrangimentos relacionados à prestação de contas e à burocracia para solicitar reembolsos, o cartão também oferece segurança e tem um ótimo índice de aceitação.

A gestão de despesas é uma das partes mais importantes da gestão financeira da empresa, pois é por meio dela que podem ser identificados possíveis desperdícios de recursos. Por isso, é fundamental ter ferramentas que tornem esse trabalho mais prático e preciso.

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