Como reembolsar despesas de abastecimento da minha equipe?

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Quem administra os custos de um empreendimento sabe como as despesas de abastecimento a cada passagem pelo posto de combustível podem pesar no orçamento do negócio, ainda mais com o preço desses itens em constante elevação.

Além do preço em si, quem opta por oferecer o reembolso dos valores gastos com combustível enquanto o veículo estava em serviço ainda tem que lidar com mais essa tarefa, que costuma ser trabalhosa. Por isso, acompanhe este conteúdo para saber como agilizar esse processo, sem abrir mão da precisão e quais alternativas estão disponíveis para facilitá-lo. Boa leitura!

Qual é a importância do controle de despesas de abastecimento na sua empresa?

Quem mantém diversos veículos para as atividades de um negócio precisa lidar com as despesas com combustível causadas pelos deslocamentos utilizando esses carros.

Por isso, é muito comum que a estratégia do reembolso seja adotada, uma vez que ela, em tese, simplifica o processo: o colaborador que utiliza o carro para ir até a reunião ou fazer uma entrega paga o combustível com seu próprio dinheiro para depois comprovar os gastos e receber de volta a despesa que ele teve.

Para que o controle de despesas com abastecimento seja eficiente e os reembolsos aconteçam de forma justa, a empresa precisa saber com clareza quais serão as políticas estabelecidas para contabilização e devolução desses valores. Dessa forma, nessa hora é necessário ter o máximo de transparência possível sobre quais valores serão reembolsados, para que não haja desavenças no momento da solicitação.

Do ponto de vista do colaborador, essa garantia sobre a política de reembolso assegura mais segurança e evita eventuais problemas no futuro, uma vez que o dinheiro dessas despesas, em um primeiro momento, sai do bolso de quem está desempenhando a tarefa.

Para a empresa, essa estratégia predefinida ajuda no planejamento financeiro, uma vez que permite estimar quais serão os gastos necessários para fazer todos os reembolsos devidos, bem como incluir essas informações em relatórios contábeis ou ainda incluí-las nos cálculos dos custos de cada projeto sendo desenvolvido pelo negócio naquele momento.

Uma política de reembolso também envolve uma forma de calcular quais serão os gastos, ainda que imprevistos, que possam fazer com que eles sejam maiores que o previsto. As informações mais importantes para essa tarefa são o preço médico do combustível e a quilometragem que o veículo consegue rodar com cada litro abastecido.

No entanto, para ter uma visão mais completa sobre esse tipo de despesa, é possível incluir nesse cálculo outras eventuais despesas, que podem pesar sobre o valor total a ser reembolsado. Entre esses outros itens a serem incluídos na lista de reembolsáveis estão pedágios, gastos com estacionamento, limpeza, manutenção e depreciação (esses últimos quando o colaborador usa o veículo próprio).

Esses demais custos podem não ser necessariamente pagos pela empresa. A política de reembolso pode definir que eles serão rateados junto ao colaborador, lembrando sempre de determinar como será feito esse rateio.

Do ponto de vista tributário, vale sempre lembrar que todos os pagamentos feitos a título de reembolso não são considerados como parte do salário pago ao colaborador. Ou seja, elas devem ser consideradas como uma verba indenizatória concedida para ressarcir os valores gastos no exercício das atividades profissionais. Ademais, acordos trabalhistas entre ambas as partes podem definir outros pontos pertinentes a respeito do pagamento desses valores.

Como é possível otimizar esse processo?

No geral, o controle dos gastos e o posterior reembolso são feitos por meio das notas fiscais acumuladas e entregues pelo colaborador ao responsável por isso no setor financeiro. A partir disso, os valores são conferidos, as notas checadas e os cálculos feitos para definir qual é o tamanho do reembolso a ser feito.

Porém, imagine o tamanho dessa tarefa para uma empresa de porte maior, que tem que lidar com os reembolsos de gastos com combustível de inúmeros profissionais, que frequentemente fazem dezenas de viagens a serviço semanalmente.

Só de pensar no tamanho do volume de notas a serem checadas e valores a serem conferidos já dá para imaginar que esse trabalho não é tão simples, não é mesmo? Além disso, pode acontecer de o colaborador perder as notas ou elas apresentarem valores conflitantes, dificultando ainda mais o cálculo do reembolso.

Ainda que algumas ferramentas tecnológicas possam ajudar nessa missão, o ideal é pensar em alternativas ao reembolso como forma de gerenciar as despesas de abastecimento da sua empresa.

Como a utilização do vale-combustível pode ajudar?

É nessa hora que o vale-combustível surge como uma opção bastante interessante para quem quer evitar todo o trabalho exigido pela manutenção de uma política de reembolso, ainda mais em empresas de médio e grande porte.

O vale-combustível funciona com uma lógica totalmente diferente do reembolso. Ele é entregue antes da realização da atividade utilizando o carro e concede um valor prévio a ser usado com o abastecimento de veículo. Quase sempre o vale-combustível é fornecido por meio de um cartão, similar ao que acontece com o vale-transporte, alimentação ou refeição.

Essa forma de cobrir a despesa com combustível garante muitos benefícios. A primeira delas é a precisão: com os cartões, quem faz a gestão dessa despesa consegue saber com clareza quais valores estão sendo gastos e determinar se eles são suficientes ou se estão abaixo do necessário.

Ao mesmo tempo, o vale-combustível oferece maior flexibilidade, já que eles podem ser recarregados à medida que a quilometragem rodada for sendo aumentada. Por fim, essa opção também otimiza a gestão, já que evita todo o trabalho necessário para a manutenção das práticas de reembolso e permite mapear meios de reduzir o consumo desse insumo.

Pensando na gestão de benefícios, o funcionário também pode escolher entre receber o vale-transporte ou vale-combustível, já que para alguns deles talvez seja mais cômodo se deslocar até o trabalho utilizando o próprio carro. Todavia, é sempre importante registrar essa escolha quando ela for feita, de modo a evitar problemas futuros.

Além da comodidade propiciada no controle das despesas de abastecimento, a presença do vale-combustível dentro de um plano de benefícios pode tornar sua empresa ainda mais atrativa para os profissionais, que enxergam nessa possibilidade uma chance de ter mais flexibilidade e autonomia na hora de se deslocar em razão do trabalho — o que aumenta a satisfação de todos.

Que tal aproveitar e conferir outras vantagens proporcionadas pelo oferecimento do vale combustível?

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