É possível reduzir custos na folha de pagamento? Confira

Sem Parar Empresas: É possível reduzir custos na folha de pagamento? Confira

Sua empresa tem total controle sobre qual o custo da folha de pagamento da equipe? Além de valorizar o time, conhecer bem essas despesas permite que o negócio se organize para cumprir tudo o que está previsto na legislação trabalhista e ainda consegue economizar em alguns quesitos, quando possível.

Dessa forma, neste conteúdo, vamos explorar tudo aquilo que compõe os custos presentes no pagamento dos salários dos funcionários e abordar algumas estratégias para reduzir o peso dessa despesa para o orçamento do negócio. Interessado? Então, prossiga com a leitura e coloque em prática as dicas do artigo!

Por que conhecer todos os custos da folha de pagamento?

Na hora de entender quais são os custos com os funcionários dentro de um negócio, é preciso sempre considerar que o valor pago pelo salário não é a única despesa que a empresa terá que arcar na manutenção de cada um dos colaboradores. Um erro muito comum é calcular apenas o montante bruto pago como ordenado.

Saber disso é fundamental, já que impacta no orçamento do negócio de forma significativa, indicando se é possível fazer novas contratações ou se o número atual de funcionários está além do que a empresa pode arcar.

Além disso, com o custo total da folha de pagamento em mãos, é possível calcular com mais precisão se o investimento feito no time de colaboradores está trazendo o resultado esperado, adotando medidas para melhorar a eficácia dos recursos aplicados e aumentando a produtividade.

Por fim, muitas das cobranças de uma folha de pagamento dizem respeito ao cumprimento da legislação trabalhista. Ou seja, é preciso conhecê-los para manter-se dentro do que a lei estipula e evitar problemas jurídicos.

Quais são os principais custos da folha de pagamento?

Como já reforçamos, o custo de um funcionário vai além do salário bruto. Há uma série de impostos e taxas que devem ser calculados corretamente na hora do fechamento da folha. Além disso, os valores empregados na concessão de benefícios, como vale-alimentação e vale-transporte, por exemplo, devem ser considerados.

Outro fator que impacta os principais custos da folha de pagamento é o regime tributário em que a empresa está enquadrada — há diferenças nas despesas no regime do Simples Nacional, do lucro presumido e do lucro real.

Essas variações incluem não apenas quais as taxas incidentes sobre a folha de pagamento, mas, também, algumas alíquotas.

De qualquer forma, independentemente do tamanho da empresa e do regime tributário do qual ela faz parte, os principais encargos da folha de pagamento e que se somam ao salário bruto pago ao colaborador são:

  • 13º salário;
  • férias e o 1/3 respectivo;
  • INSS;
  • FGTS e provisão para multa de rescisão;
  • Benefícios (vales, planos de saúde, entre outros).

De forma resumida, as empresas enquadradas no Simples Nacional conseguem honrar a maioria dos compromissos embutidos na folha de pagamento por meio de uma única guia de pagamento e contam com benefícios que reduzem os valores a serem pagos.

Já as empresas que estão além do regime do Simples precisam arcar com alíquotas de terceiros (SESI, SENAI, SESC, por exemplo), uma fatia maior do INSS patronal e outras taxas que mudam de acordo com a categoria profissional, mas que geralmente não são cobradas de empresas maiores.

Em ambos os casos, há ainda custos variáveis, que nem sempre estão presentes, mas também podem representar um peso significativo na folha de pagamento. Entre alguns deles estão cursos, treinamentos e bonificações por desempenho.

Como reduzir os custos da folha de pagamento?

Diante do que foi exposto no tópico anterior, fica fácil perceber como a folha de pagamento pode pesar no orçamento de qualquer empresa. Não por menos, ela costuma ser um dos principais custos em qualquer empreendimento e exige um planejamento cuidadoso.

Apesar disso, existem recomendações para reduzir o peso dessas despesas. Listamos algumas delas a seguir.

Fique atento ao regime tributário

Um erro bem comum e que encarece ainda mais a folha de pagamento é enquadrar a empresa dentro do regime errado de tributação. É frequente que negócios percam benefícios fiscais que gerariam uma boa economia por estarem pagando impostos de forma inadequada.

Por isso, avalie com cuidado seu faturamento e as possibilidades de migrar para um regime mais benéfico. Na dúvida, contrate um contador capacitado nesse tema.

Reduza o número de horas extras

Horas extras podem ter um peso significativo na folha de pagamento, já que elas precisam ser pagas em dobro. Assim, procure otimizar as atividades dentro da empresa para que esse tempo adicional de trabalho seja reduzido ao mínimo possível.

Outro cuidado para reduzir o custo com horas extras envolve um controle cuidadoso do ponto de cada funcionário. Para isso, uma boa dica é adotar um relógio de ponto eletrônico, que permite um acompanhamento mais detalhado da jornada de cada um.

Adote um banco de horas

Adotar um banco de horas também é uma estratégia valiosa para reduzir o peso das horas extras na composição da folha de pagamento, principalmente quando o período adicional de trabalho é indispensável para as atividades do negócio.

Você provavelmente já sabe como um banco de horas funciona: as horas trabalhadas a mais por cada colaborador são somadas e, à medida que são acumuladas, podem ser trocadas pelo respectivo período de descanso. Porém, fique atento ao acordo ou convenção sindical da categoria para saber se tal prática é permitida.

Não pague benefícios em dinheiro

A concessão de uma série de benefícios implica em diferentes custos para a folha de pagamento. O vale-transporte, por exemplo, permite que até 6% do valor concedido seja descontado do salário do colaborador. Além disso, esse tipo de benefício não entra no cálculo dos demais encargos da folha de pagamento, como FGTS e INSS.

No entanto, isso nem sempre ocorre da mesma maneira que os vales-alimentação e os vales-refeição, cujos valores passam a integrar alguns encargos sobre o salário pago. De qualquer forma, a principal recomendação é optar sempre pelos benefícios pagos por meio de cartões, nunca em dinheiro.

O cálculo do custo da folha de pagamento deve ser feito sempre de forma cuidadosa, seguindo à risca o que indica a legislação, tanto para evitar problemas legais, quanto para não pagar nenhum encargo ou tributo de forma indevida. A partir disso, fica mais fácil ter uma visão ampla de como tais despesas estão impactando as contas do negócio e quais são os caminhos para melhorar isso.

Aproveite que a leitura terminou e veja 5 passos para não cometer erros com a folha de pagamento.

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